Tự động hóa chứng từ và quy trình
Bớt gõ lại hóa đơn, chứng từ bằng tay
Kế toán gõ lại từng hóa đơn PDF, nhân viên chép đơn hàng từ web sang Excel, cuối tháng cả phòng ngồi tổng hợp báo cáo. Tôi làm phần mềm đọc chứng từ, kiểm tra, cho người duyệt những chỗ phần mềm chưa chắc, rồi đưa dữ liệu vào Excel, phần mềm kế toán hoặc CRM bạn đang dùng. Luôn bắt đầu bằng một dự án thử nhỏ.
Xem việc nào tự động được- Làm việc trực tiếp với kỹ sư, không qua người trung gian.
- Phạm vi, giá và thời gian chốt bằng văn bản trước khi làm.
- Ký NDA nếu bạn cần.
Đáng làm khi
- Mỗi ngày có người ngồi gõ lại hóa đơn, đơn hàng, phiếu từ PDF hoặc ảnh.
- Cùng một dữ liệu phải nhập ở web, Excel, CRM và phần mềm kế toán.
- Báo cáo cuối tuần, cuối tháng phải tổng hợp tay từ nhiều nguồn.
- Nhập tay sai đã gây rắc rối với khách hoặc với sổ sách.
Những gì có thể tự động
- Đọc hóa đơn, đơn hàng, biểu mẫu (PDF hoặc ảnh scan), kiểm tra, cho người duyệt những chỗ phần mềm chưa chắc, rồi đưa vào Excel, phần mềm kế toán hoặc CRM.
- Đồng bộ dữ liệu giữa website, CRM và hệ thống nội bộ qua API.
- Báo cáo và thông báo tự động theo lịch. Khi có lỗi thì biết lỗi ở đâu.
Cần biết trước
- Dự án thử có phạm vi cố định. Trước khi làm, hai bên ghi lại hiện trạng (mất bao lâu, sai bao nhiêu) để sau đó so sánh. Muốn làm rộng hơn thì báo giá riêng.
- Phần mềm đọc chứng từ tiếng Việt không chính xác 100%, nhất là với ảnh chụp mờ. Vì vậy luôn có bước người kiểm tra lại.
Cách làm việc
4 bước, bạn biết trước từng bước
- 01
Xem quy trình hiện tại
Bạn cho tôi xem vài chứng từ mẫu và cách nhân viên đang làm. Tôi nói thẳng phần nào tự động được, phần nào không đáng làm.
- 02
Ghi lại hiện trạng
Hai bên ghi lại mỗi việc đang mất bao lâu, sai bao nhiêu, để sau dự án thử có số mà so.
- 03
Làm dự án thử
Phạm vi cố định, 2–6 tuần. Có bước người duyệt cho những chỗ phần mềm chưa chắc.
- 04
Đo lại và quyết định
So với hiện trạng. Có lợi rõ thì mở rộng, báo giá riêng. Không thì dừng ở đó.
Về tôi
Bạn làm việc trực tiếp với tôi
Hơn 15 năm qua, tôi xây dựng và vận hành hệ thống ở các nền tảng công nghệ lớn tại Việt Nam. Với GocFix, người trao đổi với bạn cũng là người đọc code, cấu hình server và chịu trách nhiệm kết quả.
Những việc tôi làm thường xuyên
- Server và deploy
- DockerKubernetesNginx / CloudflareCI/CDRollback
- Database
- MySQLPostgreSQLChuyển dữ liệu không dừng hệ thốngTối ưu truy vấn
- Backend và hàng đợi
- KafkaRabbitMQCelery / RedisFastAPI
- Bảo mật dữ liệu
- Envelope encryptionVaultQuản lý khóaAudit log
- Tự động hóa tài liệu và AI
- OCRRAG
Hỏi đáp
Câu hỏi thường gặp
Có cần dùng AI không?
Không nhất thiết. Nhiều việc chỉ cần quy tắc rõ ràng là đủ, vừa rẻ vừa ổn định hơn. AI chỉ dùng ở chỗ thật sự cần, ví dụ chứng từ có bố cục khác nhau.
Đọc hóa đơn tiếng Việt có chính xác không?
Không chính xác 100%, nhất là ảnh chụp mờ hoặc chữ viết tay. Vì vậy luôn có bước người kiểm tra những trường phần mềm chưa chắc, để dữ liệu sai không đi thẳng vào sổ sách.
Có phải đổi phần mềm đang dùng không?
Không. Dữ liệu được đưa vào Excel, phần mềm kế toán hoặc CRM bạn đang dùng, qua API nếu phần mềm có, hoặc qua file nhập nếu không.
Dữ liệu chứng từ có an toàn không?
Cách lưu và xử lý dữ liệu được thống nhất trước khi làm, ký NDA nếu bạn cần. Nếu phải dùng dịch vụ bên ngoài, ví dụ dịch vụ đọc chứng từ, tôi nói rõ dịch vụ nào và dữ liệu đi đâu để bạn quyết định.
Có ký hợp đồng không?
Có. Trước khi bắt đầu, phạm vi, chi phí, thời gian và cách nghiệm thu đều được ghi bằng văn bản. Nếu bạn cần, tôi ký thêm NDA.
Mã nguồn và dữ liệu có được giữ an toàn không?
Tôi chỉ xin quyền truy cập vừa đủ cho phần việc và trả lại khi bàn giao. Cách xử lý dữ liệu và NDA được thống nhất trước khi bắt đầu. Đừng gửi mật khẩu hay khóa API qua form trên trang này.
Liên hệ
Bên bạn đang làm tay việc gì?
Loại chứng từ gì, mỗi ngày khoảng bao nhiêu, đang nhập vào đâu. Tôi sẽ trả lời xem có đáng tự động không.
- Mỗi tháng tôi chỉ nhận vài dự án để có thời gian làm kỹ.
Hoặc liên hệ trực tiếp